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Die Fragestellung begreifen

Bevor Sie sich für eine Lösung Ihrer unternehmerischen Fragestellung entscheiden, müssen Sie letztere zuerst genau verstehen. Was sind die Bedürfnisse Ihrer Kunden? Wo stossen Ihre Mitarbeiter auf Probleme? Welches sind ihre Risiken? Wie können Sie Ihre Effizienz steigern? Um Antworten auf diese Frage zu erhalten und befähigt zu sein, einen passenden Weg für sich zu finden, müssen Sie Ihr Unternehmen und das geschäftliche Umfeld vertieft analysieren und begreifen.

Hierbei handelt es sich um das weite Feld der Business Analyse, in dem wir uns seit vielen Jahren bewegen. Mit unserem spezifischen Analyse-Ansatz legen wir einen Schwerpunkt auf betriebliche Abläufe, Geschäftsfälle und operative Entscheidungen: Prozessanalyse. Das Wirken der beteiligten Menschen in Prozessen ist unserer Ansicht nach der Schlüssel für eine optimale Ausrichtung und Führung Ihres Unternehmens.

 

Strategisches Management

Veränderungen auf der operativen Ebene erfordern das Verständnis der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Wir wenden zu diesem zweck das Business Motivation Model (BMM) von der Object Management Group (OMG) an. Das Modell folgt den folgenden 6 Grundideen:

Geschäftsperspektive

Alle Elemente des BMM sind aus der Geschäftsperspektive entstanden. Bevor ein Unternehmen anfängt, einzelne Aktivitäten, (IT-)Systeme oder ähnliches zu planen beziehungsweise zu implementieren, müssen die grundlegenden Ideen im Businessplan definiert sein, welcher dann als Grundlage für diese weiteren Schritte beziehungsweise der Geschäftsaktivitäten dient.

Motivation

Die Motivation im BMM ist sehr zentral, das Wort an sich ist ja bereits im Namen enthalten. Das Ausführen eines Geschäftsprozesses oder die Integration einer Geschäftsregel sollte immer den Bezug zur Vision beziehungsweise zur Mission haben. Das Warum etwas gemacht wird sollte beantwortet werden können. Alle Elemente sind untereinander vernetzt und beeinflussen somit die Vision.

Reaktion auf Veränderung

Eine weitere grundlegende Annahme des BMM ist, dass ein Unternehmen nicht durch Veränderungen gesteuert wird sondern vielmehr dadurch, wie es auf die Veränderung reagiert. Die Erkennung von durch Beeinflusser bedingter Veränderungen und deren Beurteilung ist zentral.

Trennung der Konzepte

Ein weitere Grundlage ist die Tren- nung der Konzepte. So sind beispielsweise Mittel und Ziele strikt getrennt, da man beispielsweise die Mittel ändern kann ohne dabei die Ziele ändern zu müssen. Oder auch sind Beeinflusser und die Beurteilung getrennt, da Veränderungen von Beeinflusser zwar gegeben sind, die Beurteilung dieser ist jedoch von Person zu Person unterschiedlich.

Aufspaltung

Das BMM ist auf alle Unternehmen übertragbar, egal welcher Grösse. Auch ist es möglich, das Modell in verschiedenen Abteilungen/Divisionen im Unternehmen einzuführen. Das Modell ist weiter so aufgebaut, dass die Elemente der verschiedenen BMM aufeinander referenzieren können.

Kennzahlen

Das Messen der Leistung ist im BMM in den operativen Zielen enthalten. Somit unterstützt das Model die Messbarkeit beziehungsweise das Einführen von Kennzahlen im Unternehmen.

Geschäftsprozesse

Entsprechend der Anforderungen an die Granularität der Analyse Ihrer Geschäftsprozesse erheben wir diese deskriptiv oder analytisch in einer hierfür geeigneten visuellen Darstellung basierend auf dem OMG-Standard BPMN, sowie ergänzenden textlichen Beschreibungen. Hierbei legen wir grössten Wert auf die Zugänglichkeit dieser Dokumentation für Ihre Fachspezialisten nachvollziehbar und verständlich sind, können diese das gemeinsam erarbeitete Verständnis validieren. Dies ist eine zentrale Voraussetzung für die Übernahme der Prozessverantwortung durch die betroffenen Mitarbeiter und die Nachhaltigkeit der umgesetzten Veränderungen.

Geschäftsregeln

Während Geschäftsprozesse beschreiben, wie ein Unternehmen Geschäftsobjekte bearbeitet oder transformiert, definieren die Geschäftsregeln die Steuerung dieser Bearbeitung indem sie die Grundlage für Entscheidungspunkte in den Prozessen darstellen.

Aber was genau ist eine Geschäftsregel? Eine Geschäftsregel ist einfach eine Regel in Zuständigkeit des Fachs. Mit Zuständigkeit des Fachs ist gemeint, dass das Fach die Regeln in Kraft setzen, überarbeiten und abschaffen kann, so wie es dies für richtig hält. Wenn wir den Regelkreis des Business Motivation Model betrachten, sehen wir dass eine agile Unternehmenssteuerung die Möglichkeit braucht, Geschäftsregeln und Geschäftsprozesse flexibel an sich ändernde Rahmenbedingungen anzupassen. Eine feine Justierung der Geschäftsregeln muss hierbei einfacher und häufiger möglich sein als ein Redesign von Geschäftsprozessen, deren Anpassung oftmals mit einem grösseren Aufwand für die Anpassung von IT-Systemen verbunden ist.

Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass Geschäftsregeln und Geschäftsprozesse voneinander getrennt sind. Echte Agilität erfordert, dass Geschäftsregeln rasch und unabhängig
von den Geschäftsprozessen angepasst werden können. Hinzu kommt, dass Geschäftsregeln auf viele Geschäftsprozesse wirken. Wenn die Geschäftsregeln in den  Geschäftsprozessen integriert sind, werden sie redundant abgebildet, was wiederum das Risiko von Inkohärenzen erhöht. Jede Geschäftsregel sollte nur ein einziges Mal spezifiziert sein. Ein solches Single-Sourcing führt dazu, dass Geschäftsregeln einfacher zu finden und zu pflegen sind. Geschäftsregeln analysieren und dokumentieren wir mithilfe von DMN (Decision Model and Notation).

Geschäftsfälle

Im Prozessmanagement wird bereits seit langer Zeit von Geschäftsfällen gesprochen. Die klassische Sicht aber ist, dass die Bearbeitung eines Geschäftsfalls linear ist, dass eine bekannte Menge von Aufgaben in einer vordefinierten Reihenfolge erforderlich ist und genügt, um den Geschäftsfall zu erledigen. Dieser Ansatz passt jedoch für eine ganze Reihe von Geschäftsfällen nicht. Nämlich einerseits jene, in denen Fachexperten beurteilen müssen, welchen Weg sie für die optimale Bearbeitung einschlagen müssen und andererseits jene, in denen verschiedene Beteiligte die Möglichkeit (und nicht die Aufgabe) haben, zu einem beliebigen Zeitpunkt auf die Bearbeitung einzuwirken, oder auch nicht.

Diese Art der Bearbeitung wird auch als adaptives Fallmanagement oder ereignisgesteuerte Bearbeitung bezeichnet. Die Analyse und Beschreibung diese Art von Bearbeitung ist zurzeit noch nicht sehr verbreitet. Es steht uns aber mit CMMN (Case Management Model and Notation) eine Methode zur Verfügung, die wir bereits in mehreren Projekten erfolgreich einsetzen konnten.